KOMUNIKASI BISNIS MEMILIKI SYARAT, FUNGSI, DAN KENDALA YANG BERKAITAN DENGAN PERTUKARAN INFORMASI

Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur (jenjang / level) dan sistem organisasi yang kondusif.

Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif, yaitu agar pihak lain mengerti dan tahu, tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.

7 syarat pesan

1. Lengkap

Suatu pesan atau informasi dapat dikatakan lengkap, bila berisi semua materi yang diperlukan agar penerima pesan dapat memberikan tanggapan yang sesuai dengan harapan pengirim pesan

2. Singkat

Suatu pesan dikatakan concise bila dapat mengutarakan gagasannya dalam jumlah kata sekecil mungkin (singkat, padat tetapi jelas) tanpa mengurangi makna, namun tetap menonjolkan gagasannya.

3. Pertimbangan

Penyampaian pesan, hendaknya menerapkan empati dengan mempertimbangkan dan mengutamakan penerima pesan.

4. Konkrit

Penyampaian pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang gambalang, pasti dan jelas

5. Kejelasan

Pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan mudah diinterpretasikan serta memiliki makna yang jelas.

6. Kesopanan

Pesan disampaikan dengan gaya bahasa dan nada yang sopan, akan memupuk hubungan baik dalam komunikasi bisnis.

7. Ketelitian

Pesan hendaknya dibuat dengan teliti, dan menggunakan tata bahasa, tanda baca dan ejaan dengan benar (formal atau resmi).

Komunikasi memiliki dua fungsi penting dalam organisasi :

1. Komunikasi memungkinkan orang-orang      untuk saling bertukar informasi

2.   Komunikasi membantu.                                      menghubungkan sekelompok anggota.         dalam organisasi yang terpisah dari                anggota lainnya

Berikut ini, beberapa kegiatan organisasi yang berkaitan dengan pertukaran informasi :

1. Menetapkan Tujuan

pihak manajemen melibatkan baik staf manajemen puncak, manajemen menengah, manajemen bawah, maupun karyawan melakukan berbagai pembahasan yang matang.

2. Membuat dan Melaksanakan Keputusan

tujuan dalam manajemen dapat tercapai bila orang-orang dalam organisasi tersebut membuat berbagai keputusan yang mendukung terlaksananya tujuan serta mematuhi keputusan yang telah disepakati.

3. Mengukur Prestasi Kerja

dalam kegiatn manajemen diperlukan pengukuran terhadap prestasi kerja dalam melaksanakan keputusan-keputusan manajemen.

4. Pelayanan Pelanggan

setiap kegiatan melayani pelanggan membutuhkan kemampuan berkomunikasi yang sangat terampil dalam membina hubungan transaksional

5. Negosiasi dengan Pemasok

melakukan negosiasi dengan berbagai pihak dan melaporkan perkembangan usaha sangat membutuhkan kemampuan berkomunikasi.

6. Berinteraksi dengan Peraturan yang Ada

Komunikasi juga dilakukan dengan pihak eksternal seperti pemerintah yang mebuat aturan aturan pelaksanaan kegiatan usaha.

6 kendala yang mungkin muncul saat manajer mengkomunikasikan bisnis organisasinya

1. Struktur komunikasi yang buruk

2. Penyampaian yang lemah

3. Penggunaan media yang salah

4.  Pesan yang campur aduk

5.  Salah Audience

6. Lingkungan yang mengganggu

Kendala komunikasi bisnis dapat bermacam-macam, namun dengan kehati-hatian serta kecermatan, sebagian kendala tersebut akan dapat diatasi. Presentasi yang disampaikan akan lebih bermakna dengan kendala yang diminimalisir, sehingga pesan yang disampaikan dapat memberikan efek yang diharapkan.